Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Сколько длится хранение личных дел уволенных сотрудников

В зависимости от принадлежности уволенного ранее работника к одной из определенных категорий, разнятся и государственные нормативы по срокам хранения их личных дел. В частности, предусматриваются следующие варианты сроков хранения данной документации и связанных с личными делами документов:

  • 3 года. В течение этого срока государственные органы обязаны сохранять в архиве личные дела на желающих трудоустроиться, подавших документы или прошедших анкетирование, но впоследствии не принятых на работу соискателей.
  • 5 лет. Этот срок хранения предусмотрен для характеристик трудящихся, их резюме и иных документов, которые не входят в личное дело, например — служебных записок, заявлений.
  • 50 лет. В течение данного срока должны храниться на предприятии личные дела трудящихся, которые были уволены после 1 января 2003 года.
  • 75 лет. Это — основной нормативный срок хранения документации, связанной с личными делами и карточками в государственных учреждениях.

Личные дела руководителей учреждений должны храниться в них бессрочно и не подлежат утилизации даже при прошествии 75-летнего срока с момента их увольнения.

Ведение отчетности и учета сроков, в связи с их большой продолжительностью в целях упрощения проводится с 1 января года, последующего за увольнением работника. Личные дела должны храниться на предприятии в соответствии с нормативами законодательства об архивах, а также СнИП и СанПиН.

Вся информация из личных дел должна быть перепрошита при увольнении сотрудника, удаляются скрепки и иные крепежные элементы. Упаковывается каждое личное дело в твердый переплёт. Другие личные документы работника, копии его документов, должны быть сложены в отдельный конверт и подшиты к личному делу.

Согласно нормативам законодательства об обработке персональных данных даже государственные службы должны по первому запросу предоставлять в том числе и бывшим работникам полный доступ об осуществляемой обработке их персональных данных, в том числе и о личных делах.

Использование личных дел уволенных сотрудников может потребоваться при расследовании каких-либо преступлений, а также для подсчета трудового стажа и выслуги лет. Кроме того, на основании информации о награждении работника, отраженной в личном деле, могут предоставляться различные ведомственные и государственные награды даже госслужащим, которые уже окончили свою службу, как до выхода на пенсию, так и после него. По прошествии установленного срока хранения личные дела уволенных работников подлежат обязательной утилизации.

Полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

В правилах описаны и иные,требования к формированию личных дел

Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 из общего объема личных дел, формируемых кадровыми службами организаций, в отдельную группу выделены личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы (Указ не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации).

Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от 31.08.2001 N 115.

Проблемы и решения

Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены. Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами. В этой статье я попытался привести возможные ответы на два наиболее интересных из них.

Вопрос 1: При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат. В основном это происходит по вине самих сотрудников кадровых служб, забывающих указывать даты документов либо принимающих документы без дат от сотрудников. Как сформировать документы, не имеющие дат?

Ответ: Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые нами документы в описи документов личного дела. Напомним, что во внутреннюю опись документов личного дела вносятся данные о документах, его составляющих, в виде таблицы с указанием в ее графах порядкового номера документа, названия документа, даты документа и других необходимых сведений. Такая опись обычно составляется сотрудниками кадровой службы, в которой ведется конкретное личное дело.

Источники:

  • https://truddogovor.ru/kak-proisxodit-xranenie-lichnyx-del-sotrudnikov-obrazcy-dokumentov/
  • https://assistentus.ru/sotrudniki/lichnoye-delo/
  • https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-pravilno-khranit-lichnye-dela-v-byudzhetnoy-organizatsii
  • https://clubtk.ru/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika
  • https://rossiz.ru/skolko-hranitsya-lichnoe-delo-sotrudnika-posle-uvolneniya/
  • https://pravostoriya.ru/lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/
  • https://obd2bluetooth.ru/lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/

Подпишитесь на свежие новости

Правила использования архивной информации

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Формирование и ведение документов

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

  1. Сбор и создание папки.
  2. Внесение изменений.
  3. Добавление и изъятие информации.
  4. Заверение всех копий.
  5. Контроль состояния листков.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

  1. Название организации.
  2. Индивидуальный номер.
  3. Структурное подразделение.
  4. Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
  5. Дата, с которой ведется дело.
  6. Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
  7. Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
  8. Срок хранения папки.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2

Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации. Анкета и резюме

Заявление, связанное с приемом на работу. Копия приказа о приеме на работу. Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами. Копии наиболее важных документов.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.

Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

  1. Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
  2. Графа с порядковым номером.
  3. Индекс.
  4. Название типа бланка.
  5. Дата подшивания листка.
  6. Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во второй индексы всех дел по номенклатуре. Третья графа заполняется по наименованию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по количеству листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания или дополнения

Обратите внимание Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет с момента поступления. При необходимости из них выдаются справки для оформления пенсии, подтверждения стажа или иных сведений, но только лично уволившемуся сотруднику или по постановлению суда

Подготовка и сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года или сроков хранения.

Отдельные вопросы, встречающиеся при подготовке к передаче в архив личных дел

Состав личного дела

Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника. Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.

Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

  1. Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
  2. Составленная анкета при приеме на работу.
  3. Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
  4. Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
  5. Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
  6. Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
  7. Договор найма, подписанный двумя сторонами.
  8. Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
  9. Копия приказа о приеме на работу.

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:

  1. Должностными инструкциями.
  2. Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.
  3. Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
  4. Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
  5. Результаты проводимых медицинских обследований.
  6. Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
  7. Аттестаты квалификации.
  8. Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
  9. Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
  10. Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
  11. Копии документов, связанные с повышением квалификации.

В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:

  1. Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.
  2. Копия приказа об увольнении.

Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.

Архивное хранение

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

  1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  2. Анкета.
  3. Личная карточка.
  4. Резюме.
  5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  6. Трудовой договор.
  7. Характеристика.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

https://youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

Личное дело офицера МВД

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

Сколько лет хранятся личные дела уволенных сотрудников?

Какие поля должны иметь организационно-распорядительные документы?

А) левое — 20 мм Б) левое — 15мм

верхнее — 10 мм верхнее — 10 мм

правое — 15 мм правое — 10 мм

нижнее — 20 мм нижнее — 10 мм

В) левое — 20 мм Г)левое — 20 мм

верхнее — 10 мм верхнее — 20 мм

правое — 5 мм правое — 10 мм

нижнее — 10 мм нижнее — 20мм

Где проставляется номер страницы на документе при подготовке его

На государственное хранение?

А) по центру документа в верху; Б) по центру документа внизу;

В) в правом верхнем углу;Г) в левом нижнем углу.

На каких документах мы проставляем реквизит «исполнитель»?

А) протоколах; Б) актах;

В) приказах;Г)номенклатуре дел.

На каком расстоянии от нулевого положения проставляется реквизит

«Гриф утверждения»?

А) 12 см.; Б) 8 см.; В) 5 см; Г) 10 см.

На каком расстоянии от нулевого положения проставляется реквизит

«Расшифровка подписи»?

А) 12 см; Б) 10 см; В) 8 см; Г) 6 см.

6. На каком расстоянии от нулевого положения проставляется реквизит

«Адресат»?

А) 8 см; Б) 10 см; В) 12 см; Г) 6 см.

Где располагается на документе реквизит «Отметка о поступлении

Документа в организацию»?

А) в левом нижнем углу;

Б) в правом нижнем углу на обратной стороне листа;

В) в верхнем правом углу;

Г) в правом нижнем углу на первой странице документа.

Из каких элементов состоит реквизит «Исполнитель»?

А) фамилии; Б) телефона;

В) адреса; Г)фамилии и телефона.

Где проставляется на документе «Виза согласования»?

А) на обратной стороне документа;

Б) между текстом и адресатом;

В) в правом нижнем углу;

Г) после подписи от нулевого положения

Из чего состоит индекс дела?

А) номера по порядку;

Б) порядкового номера и номера отдела;

В) года документа;

Г) номера статьи из перечня.

Сколько дней дается на исполнение рядового запроса?

А) 3 дня; Б)10 дней; В) месяц; Г) 7 дней.

Сколько лет в основном хранятся документы по личному составу в

Организации?

А) 10 лет; Б) 15 лет; В) 50 лет; Г) 75 лет.

Куда для хранения передаются документы по личному составу?

А) в ведомственный архив учреждения;

Б) городской муниципальный архив;

В) областной государственный архив;

Г) центральные государственные архивы.

Где проставляется номер страницы в организационно- распорядительных документах?

А)в правом верхнем углу; Б) в правом нижнем углу;

В) по центру на верхнем поле; Г) по центру на нижнем поле.

На каком бланке оформляют приказы?

А) бланке должностного лица; Б) бланке письма;

В) общем бланке; Г)бланке вида документа.

Сколько раз в год нужно проверять гербовые бланки?

А) раз в месяц; Б) два раза в год;

В) один раз в квартал; Г) один раз в год.

Сколько используется реквизитов при оформлении организационно-

Распорядительных документов?

А) 20; Б) 30; В) 33; Г) 35.

В каком году был принят закон о Государственном гербе РФ?

А) 1993 год; Б) 1995 год; В) 2000 год; Г) 2007 год.

Где проставляется на документе «Отметка о контроле»?

А) на левом поле документа; Б) в правом верхнем углу на поле;

В) на обратной стороне документа; Г) перед резолюцией.

В каком документе учреждения изложены правила оформления документов?

А) Уставе предприятия; Б) Положении о предприятии;

В) Номенклатуре дел; Г)Инструкции по делопроизводству.

Какой нормативный документ используют при экспертизе ценности документов?

А) Инструкцию по делопроизводству;

Б) Номенклатуру дел;

В)Перечень документов;

Г) Приказы по основной деятельности.

Кто возглавляет экспертную комиссию учреждения?

А) руководитель; Б) первый зам.

руководителя;

В) секретарь учреждения; Г) зав. канцелярией.

Кто утверждает все локальные документы учреждения?

А) руководитель;

Б) Экспертная комиссия;

В) вышестоящая организация;

Г) зав. структурными подразделениями.

Как правильно оформить название организации на фирменном бланке?

А) герб РФ

Администрация города Железногорска

Отдел социальной защиты населения города Железногорска

Б) герб г.Железногорска

Администрация города Железногорска

Отдел социальной защиты населения города Железногорска

В) герб Курской области

Администрация Курской области

Администрация города Железногорска

Отдел социальной защиты населения города Железногорска

Г) герб г.Железногорска

Администрация Курской области

Администрация города Железногорска

Отдел социальной защиты населения города Железногорска

Как правильно оформить дату в документе?

А) 05.06.03; Б) 05.06.2003; В) 2003.06.5; Г) 5.06.2003.

Как правильно оформить реквизит «Адресат»?

А) Министерство образования РФ

Отделу кадров

ст. специалисту

В.В.Петровой

Б) Министерство образования РФ

Отдел кадров

ст. специалисту

В.В. Петровой

В) Министерство образования РФ

Отдел кадров

ст. специалисту

Петровой В.В.

Г) Министерству образования РФ

Отдел кадров

ст. специалисту

В.В.Петровой

500909 Москва, ул.Ватутина 3.

Как правильно оформить резолюцию?

А). До 25.07.2003г.

Учет и регистрация: внесение иных данных

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

  • Учетный номер;
  • Имя, фамилия и отчество работника;
  • Дата постановки на учет;
  • Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

  • Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
  • Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
  • Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
  • Непосредственная фиксация информации.

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

  1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:

    • ФИО работника;
    • дата заведения;
    • дата закрытия;
    • дата передачи в архив.
  2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате. По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).

Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Изменился срок хранения документов по личному составу

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ внесены изменения в срок хранения  документов по личному составу http://archives.ru/documents/fz43-2016.shtml 

75-летний срок хранения документов по личному составу  стал относиться к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных с 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет ЭПК.

Что произойдет после изменения сроков хранения по личному составу? 

Прежде всего,  кадровикам и делопроизводителям необходимо понять и разграничить какие виды документов попадают под 43-ФЗ.

Видов документов по личному составу множество. Закон об архивном деле (125-ФЗ от 22.10.2004)  дает определение документов по личному составу, как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя, тем самым указывая на объемность этого понятия.

Срок их хранения установлен в Перечне, 2010

1) Приказы, распоряжения; записки, заменяющие приказы, постановления и  документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении, об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий, о поощрении, премировании, награждении, об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы, о перемене фамилии, о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.

2) Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; аттестационных, квалификационных комиссий.

3) Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда и журналы по их регистрации.

4) Личные карточки работников, в том числе временных работников и журналы по их регистрации.

5) Личные дела работников.

6) Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом.

7) Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников.

8) Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных.

9) Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу.

10) Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда.

11) Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

12) Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.

13) Тарификационные ведомости

14) Уведомления работодателя,  не вошедшие в состав личных дел.

15) Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате)

16) Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

г) списки личного состава, алфавитные книги персонала и т.п..

Исключение составляли и составляют:

1) акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;

2) тарификационные ведомости — 25 лет;

3) протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

4) протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;

5) списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам  в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Как правило, юридическое лицо документы по личному составу хранит отдельно от других документов (в специализированном хранилище или в металлических шкафах, сейфах). Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector